38 Memilih peralatan kantor dalam kegiatan administrasi : 4.8 Menggunakan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi : 4 jp : 3.9 Menerapkan tata ruang kerja/kantor (Office Layout) 4.9 Melakukan penataan ruang kerja/kantor (Office Layout) 6 jp : 3.10 Menerapkan komunikasi di tempat kerja : 4.10 Melakukan komunikasi di tempat kerja : 8 jp MateriAdministrasi Umum Peralatan Kantor from administrasi perkantoran penerbit : Pada umumnya dalam kegiatan pengadaan perlengkapan kantor selalu diawali dengan perencanaan peralatan yang akan dibutuhkan. "teknologi perkantoran" ini dapat diselesaikan. Mencatat merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis . Teknologiperkantoran itu sendiri adalah peralatan bantu untuk manusia dalam melakukan tugasnya dalam kegiatan administrasi ( Tedja Purnama, 1989;1). Kegiatan tersebut antara lain seperti mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan - bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin - mesin kantor. Perangkatkeras ini merupakan rangkaian komponen / unsur - unsur dalam peralatan kantor sehingga dapat menopang dalam membantu proses penyelesaian pekerjaan administrasi. B. Fungsi Peralatan. Dalam penggunaan proses penyelesaian kegiatan administrasi kantor terkait dengan kegiatan - kegiatan sebagai berikut : 1. . konpetensi dasar menerapkan penggunaan peralatan kantor dalam kegiatan menggunakan peralatan kantor dalam kegiatan administrasipengertian perlatan kantor the liang gie menguraikan bahwa peralatan kantor/ office suplies adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari oleh pegawai tata usaha/ those material consumed in the ordinary operation of the clerical forces. office equimment sendiri dapat didefinisikan sebagai segenap benda yan dipergunakan untuk memmbantu kelancaran tugas-tugas tata usaha yang terdiri atas perbanot kantir, bekal kantor, dan hiasan kantorjenis-jenis peralatan kantorberdasarkan bentuknyaa. peralatan kantor berbantuk lembaran1. kertas HVS2. kertas folio bergaris3. kertas karbon dan kertas stensil4. berkop6. kertas buffalo7. amplop8. map9. plastik transparanb. peralatan kantor berbentuk nonlembaran1. alat tulis kantor2. pembuka surat3. stempel4. perlengkapan mejac. peralatan kantor berbentuk buku1. buku catatan kecil2. buku pedoman organisasi3. buku alamat relasi4. kamus5. buku telpoon6. peta kota-kota besar7. buku tahunan8. buku tamu9. buku agenda10. buku catatan keuangan11 buku objek parisiwata2. berdasarkan penggunaannyaa. barang habis pakaib. barang tidak habis pakai3. berdasarkan jenisnyaa. mesin-mesin kantora. mesin-mesin kantor untuk kerperluan surat-menyuratb mesin yang digunakan untuk mencetakc. mesin yang digunakan untuk komunikasi jarak jauhd. mesin yang digunakan untuk menh=ghancurkan kertase. mesin yang digunakan untuk mendiktef. mesin yang digunakan untuk mengetikg. mesin yang digunakan untuk menghitungh. audio visual aid atau alat bantu peragab. perabot kantor / office furnitur1. furnitur kantor/ office furnitura. meja dan kursib. sofa dan meja untuk tamuc. rak buku dan lemarid. filling cabinete. papan tulisf. tempat penyimpanan uangg. tempat majalah dan koranh. meja resepsionis2. hiasan kantor / office arrangmenta. gambar yang digantungb. benda seni seperti lukisanc. vas bunga dan tanamand. bendera negarae. hiasan mejaf, alat penunjuk waktu seperti jam dindibng, atau jam mejag. akat penerangan seperti lampu gantung, lampu mejah, penyejuk ruangan, saeperti ac dan kipas anginc. memilih peralatan kantordalam memilih peralatan kantor perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut 1. tentukan tujuan penggunaan peralan disesuaikan dengan jenis pekerjaan2. menganalisis peralatan yang hendak dibeli, mulai dari nama barang, tipe, spesifikasi, merek, kualitas peralatan, harga, jumlah yang dibutuhkan hingga memperhatikan segi efektifitas4. peralatankantor disesuaikan dfengan pekerjaan dan kemampuan pegawai5. memperhatikan penempatan peralatan yang ; peralatan kantor merupakan media yang digunakan dalam upaya untuk mencapai tujuan yang diinginkan peralatan atau perlengkapan kantor antara lain untuk mendukung aktifitas pekerjaan kantor, untuk memperlancar dan mempermudah proses pelaksanaan aktifitas pekerjaan peralatan terbagi menjadi beberapa kategori, yaknu ;a. dilihat dari bentuknya b. dilihat dari penggunaanyac. mesin kantor, yakni mesin yang digunakan untuk mendukung pekerjaan kantord. perabot kantor yang terdiri dari furnituruntuk memilih peralatan kantor secara tepat, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan a. tentukan tujuan penggunaan perlatan yang disesuaikan dengan jenis pekerjaanb. menganalisis perlatan yang hendak dibelic. memperhatikan dari segi efektifitasd. peralatan kantorharus disesuaikan dengan pekerjaan dan kemampuan pegawaie. memperhatkan penempatan peralatan yang fleksibel Modul Menggunakan ,Mengelola dan Merawat Peralatan Kantor dalam Kegiatan AdministrasiPublished on May 21, 2022AboutSesuai dengan tuntukan kurikulum 2013, dalam setiap pembelajaran guru memfasilitasi peserta didiknya dengan membuat modul pembelajaran agar siswa dapat belajar secara mandiri sehingga tujuan pembelajaran dapat tercapai. Pembuatan modul pembelajaran ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan para siswa pada program keahlian Administrasi Perkantoran pada mata pelajaran Menggunakan, Mengelola , Dan Merawat dan Peralatan Kantor Dalam Kegiatan Administrasi, kompetensi dasar Menggunakan Peralatan Kantor Dalam Kegiatan Administrasi Perkantoran. Penulis menyampaikan terima kasih kepada 1. Tuhan YME atas anugerahNya 2. Orang tua dan suadara atas dukunganya 3. Dosen pembimbing atas bimbinganya 4. Teman teman yang selalu memberi semangat yang dapat menunjang penyelesaian penulisan modul ini. Penulis berharap kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak yang membaca dan menggunakan modul ini untuk bahan pembelajaran di kelas dan kebaikan bersama. Semoga modul ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Untuk memaksimalkan kinerja, kantor -kantor baik pemerintah maupun swasta seringkali mengandalkan peralatan dan mesin-mesin kantor. Dengan berbagai peralatan dan mesin kantor ini, maka aktivitas dan produktivitas kerja pun bisa lebih meningkat. Degnan demikian, hasil yang didapatkan juga akan lebih optimal. Manusia memang senantiasa dituntut untuk dapat mengikuti perkembangan teknologi yang semakin pesat. Dalam setiap aktivitasnya, manusia perlu untuk bertindak semakin cepat dan juga efisien di segala bidang. Untuk itu, manusia perlu kelengkapan sarana yang tepat. Dalam upaya memilih peralatan dan mesin mesin kantor ini diperlukan pula pengetahuan dan juga kemampuan yang tepat. Kita perlu untuk mengetahui hal-hal yang penting dalam memilih sarana perkantoran. Memilih Peralatan dan Mesin Mesin Kantor Dalam memilih peralatan dan mesin mesin kantor, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih mesin mesin kantor menurut Drs Moekijat seperti yang tertulis dalam bukunya berjudul Tata Laksana Kantor, yakni Mesin yang akan dipakai harus betul-betul diperlukan Jenis mesin hendaknya adalah mesin yang praktis Mesin tersebut bisa mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan Mesin bisa mempercepat selesainya suatu pekerjaan Mutu dari mesin harus benar -benar baik Mesin bisa membantu mengurangi kesulitan pekerjaan Mesin dapat digunakan untuk bermacam -macam pekerjaan Pemelihataa mesin bisa dilakukan dengan cara yang mudah Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut bisa dilakukan dengan mudah Mesin bisa disesuaikan dengan mutu pegawai Pertimbangkan apakah terdapat ruang kantor untuk mesin tersebut Faktor Faktor untuk memilih perlengkapan dan Mesin Mesin Kantor Dalam mempersiapkan perlengkapan dan mesin kantor, maka akan dilaksankana pekerjaan perencanaan kantor. Dalam pekerjaan perencanaan kantor ini, terdapat 12 faktor yang perlu untuk dipertimbangkan dengan seksama. Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih perlengkapan dan mesin kantor yakni 1. Pekerjaan dan Cara Menyelesaikannya Tujuan pekerjaan dan cara menyelesaikannya harus dapat dirumuskandengan jelas. Perlu pula diperiksa dengan sesksama sehingga bsia menjamin akan pentingnya tujuan tersebut. Rincian yang memang tidak perlu harus dihapuskan. Jadi, kita perlu mengetahui cara -cara terbaik untuk menyelesaikan suatu pekerjaan serta cara -cara alternatifnya yang paling efektif. 2. Kebutuhan Pegawai Perseorangan Kebutuhan dari pegawai perseorangan yang ada dalam kantor tertentu juga penting untuk dipertimbangkan. Pendekatan kebutuhan individu ini penting terutama dalam hubungannya dengan penggunaan mesin kantor. 3. Penghematan Jumlah dan Nilai Waktu Seluruhnya Perbandingan kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan memang penting dipertimbangkan. Tapi, yang lebih penting adalah penghematan dalam keseluruhan waktu, baik dalam jumlah maupun nilainya. Jumlah ini biasanya tergantung dari volume pekerjaan, dan penghematan ini tidak bisa diperoleh bila kesatuan tidak melaksanaan bagian waktu dengan baik. Artinya, pencapaian volume yang besar ini bisa lebih unggul bergantung pada kemungkinan untuk menggabungkan pekerjaan, serta fleksibilitas kesatuan dalam menyelenggarakan bermacam -macam jenis pekerjaan. Agar menguntungkan, penggunan waktu yang dihemat yang digunakan untuk pekerjaan kantor yang produktif lainnya. 4. Fleksibilitas Penggunaannya Penggunaan perlengkapan dan mesin mesin kantor ini dapat mencapai penghematan lantaran dipengaruhi oleh luasnya kesatuan -kesatuan dari mesin yang dapat dipergunakan untuk bermacam -macam jenis pekerjaan dalam kantor. Artinya, kita perlu untuk mempertimbangkan kesatuan dari peralatan kantor sehingga peralatan tersebut bisa digpergunakan secara efektif untuk banyak jenis pekerjaan dalam kantor. 5. Harga dan Penanaman Modal Harga selalu menjadi pertimbangan manajeman yang amat penting. Pertimbangan harga atau nilai ini harus dipertimbangkan bersamaan dengan pelayanan -pelayanan yang diberikan dan dimungkinkan. Artinya, pertimbangan ini harus dipikirkan berdasarkan dari apa yang diterima dan atas penghematan yang diharapkan dapat mengurangi modal pokok. 6. Kemampuan Kesatuan Kemampuan kesatuan ini artinya adalah ketika suatu kesatuan mampu untuk melaksanakan pekerjaan secara efisien. 7. Nilai Keindahan Faktor keindahan juga merupakan hal penting dalam rangka memilih perlengkapan dan mesin mesin kantor. Sebab, wajah atau rupa dari kantor pun merupakan hal penting. nilai keindahan sangat subjektif dan dipengaruhi oleh rasa senang seseorang, dan bukannya oleh data -data yang bisa dihitung secara matematis. Meski berdasarkan penilaian subjektif, tapi keuntungan yang diperoleh dari nilai keindahan ini cukup positif. Sebuah kantor yang menarik sangat mungkin memberikan keuntungan terhadap moriil kantor dan kinerja para pegawai -pegawainya. Perlengkapan mesin -mesin kantor ini tidak hanya perlu dipandang sebagai alat fisik semata, melainkan juga harus dipandang sebagai alat pendorong rokhaniah. Perlengkapan dan mesin mesin yang tepat dapat menempatkan para pegawai merasa berada dalam tempat yang tepat untuk bekerja secara efiesien. 8. Preferensi Pegawai Preferensi pegawai ini adalah pertimbangan dari sudut keinginan dan kenyamanan pegawai. Hal ini penting dipertimbangkan sebab dapat menentukan perlengkapan yang layak dipergunakan. 9. Pengaruh terhadap Syarat -Syarat Pegawai Ada kalanya, penggunaan perlengkapan dan mesin kantor ini mempengaruhi kondisi pegawai. Dalam artian, syarat -syarat mengenai jumlah pegawai, tingkat kecakapan para pegawai dan masalah -masalah terkait ketenagakerjaan lain dapat dipengaruhi dari pemilihan peralatan dan mesin kantor yang ada. 10. Ramalam Mengenai Beban Pekerjaan Ramalan atau perencanaan yang perlu dipertimbangkan adalah mengenai kebutuhan waktu yang akan datang serta kecukupan kesatuan untuk dapat memenuhi kebutuhan yang akan datang. Misalnya, kebutuhan untuk 10 tahun mendatang, harus pula diperkirakan. Sayangnya, ramalan atau perencanaan seperti ini seringkali sangat sulit dilakukan. 11. Kualitas Pekerjaan Tata Usaha Penggunaan perlengkapan dan mesin kantor juga harus bisa mempengaruhi terhadap ketelitian dan wujud pekerjaan dalam kantor. Artinya, bila sebuah mesin digunakna untuk mengganti pekerjaan tangan, maka mesin ini seharusnya bsia menghasilkan ketelitian yang lebih besar. Ini disebabkan sifat mesin yang cenderung membuat kesalahan yang lebih sedikit ketimbang manusia. Aneka format kertas, surat, formulir dan sebagainya, juga biasanya dapat lebih baik dan rapi bila dibuat dengan menggunakan mesin, ketimbang sekedar ditulis tangan. 12. Keperluan untuk Salinan -salinan dan Data Statistik Sebuah mesin sangat mungkin untuk memberikan jumlah salinan yang lebih banyak. Pertimbangan yang penting dalam hal ini adalah ketersediaan salinan data yang benar -benar diperlukan dan apakah salinan tersebut dapat memenuhi tujuan -tujuan yang mendorong perbaikan kegiatan manajemen. Namun, bila kondisi seperti ini tidak terpenuhi, maka adanya salinan -salinan tambahan justru akan mengakibatkan praktek menejemen menjadi semakin tidak efisien. Faktor yang Harus Diperhatikan dalam Membeli Perabot Kantor Perabot kantor yang baik harus dapat memberi pengaruh positif terhadap kinerja pegawai, seperti dapat menghemat gerak pegawai, membantu pengawasan pegawai, serta dapat menambah kesehatan dan efisiensi para pegawainya. Untuk itu, ketika hendak membeli perabot kantor, ada faktpr -faktor yang harus diperhatikan. Faktor yang harus diperhatikan dalam membeli perabot kantor yakni Harus dapat menghemat ruang lantai Tinggi meja terhadap kursinya haruslah sepadan Tidak begitu berat, sehingga mudah untuk dipindah -pindahkan Harus terdapat ruangan yang cukup di bawah meja untuk bisa dibersihkan. Hal ini terkait denan masalah kesehatan. Keawetan perabot dari logam yang biasanya lebih tinggi dari perabot dari kayu Risiko kebakaran yang terjadi para perabot kayu relatif lebih besar daripada perabot yang terbuat dari logam. SUMBER Penggunaan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi. Secara umum, ketika menggunakan mesin kantor meskipun melalui tahap perencanaan sebelumnya, terdapat beberapa keuntungan dan Keuntunganmenggunakan mesin kantor Dapat menghemat biaya, jika digunakan secara maksimal dan sesuai menghemat tenaga dan atas akurasi dan presisi lebih mudah yang menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan lebih yang dimuat bisa lebih mengurangi kebosanan dibandingkan dengan penggunaan tulisan mengurangi kelelahan karyawan untuk meningkatkan kualitas Kerugianmenggunakan mesin kantorTingkat penyusutan jenis mesin tertentu tinggiMesin tertentu memerlukan biaya pengadaan dan pemeliharaan yang untuk menemukan operator alat berat yang mampu dan membutuhkan biaya untuk melatih fleksibilitas beberapa metode pemesinan sulit diperoleh dan dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu ketika terjadi kerusakan. Peralatan atau mesin kantor yang biasa disebut pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk berkomunikasi, baik di dalam lingkungannya internal maupun dengan lingkungan di luar eksternal adanya mesin komunikasi di kantor dapat diperoleh manfaat antara lain Penyampaian komunikasi dapat dilakukan dengan cepat dan tenaga dalam pelaksanaan relasi di lingkungan produktivitas proses KomputerPada umumnya komputer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat catatan dan dokumen serta menggandakannya dengan alat pencetak yang disebut printer. Komputer terbagi menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras, dan perangkat adalah beberapa contoh yang termasuk dalam kelompok perangkat keras hardware.1. CPU Central Processing Unit Merupakan bagian penting dari komputer seperti otak manusia yang berfungsi sebagai pengolah informasi yang dimasukkan oleh pengguna ke dalam komputer. CPU sendiri merupakan gabungan dari beberapa perangkat keras seperti processor, hard disk, VGA card, dan sound card yang tersusun dalam sebuah papan induk motherboard.2. MonitorLayar adalah alat yang digunakan untuk menampilkan hasil komunikasi antara pengguna komputer dengan CPU sehingga pengguna akan mengetahui apakah hasil komunikasi tersebut benar atau salah atau tidak dan akan terlihat pada layar Keyboardadalah bagian dari komputer yang terdiri dari deretan tombol huruf dan angka serta tombol lainnya. Keyboard adalah alat yang digunakan untuk perantara komunikasi. Apa pun yang diinginkan pengguna diinformasikan ke CPU dengan menekan tombol pada keyboard. 4. MouseDigunakan oleh komunikan sebagai menggerakkan kursor pada layar monitor untuk memudahkan menggerakkan kursor dan memilih objek, biasanya posisinya ditunjukkan dengan gambar panah yang bergerak mengikuti gerakan mouse. Dengan 3 tiga tombol di depannya, kanan, tengah scrolling, dan itu ada beberapa peralatan pelengkap dari komputer yang memiliki fungsi yang sama pentingnya dalam menunjang kegiatan yang berhubungan dengan Komputer beberapa peralatan pelengkap dari komputer1. PrinterDigunakan untuk mencetak hasil komunikasi antara user dengan CPU seperti yang tampak pada layar monitor ke dalam selembar kertas, bisa berupa teks atau Drive CD/DVD ROMAlat ini digunakan untuk membaca CD/DVD sehingga kita dapat melihat isi CD/DVD dengan melihat layar komputer. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada juga yang berada di luar dengan kabel yang dihubungkan ke komputer. CD/DVD sendiri merupakan optical disc yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada awalnya dikembangkan untuk menyimpan audio disc diperkenalkan pada tahun 1982 dan tetap menjadi format standar untuk pemutaran rekaman audio komersial pada pertengahan tahun 2006. CD/DVD bersifat read-only hanya baca, dan tidak dapat ditulisi.Perkembangan CD/DVD terbaru memungkinkan CD/DVD dapat ditulis berulang kali Re-Write/RW yang lebih dikenal dengan sebutan CD/ USB Flash drivePenggunaan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi. USB flash drive merupakan perangkat komputer yang sangat populer saat ini. USB flash drive sering juga disebut flash disk perlahan menggantikan floppy disk sebagai perangkat penyimpanan data kerja kecil, ringan, bentuknya sangat beragam. Penggunaannya juga sangat mudah. Tinggal ditancapkan pada port USB, yang merupakan interface standar komputer saat kapasitasnya 128 MB hingga 2 GB dan terus bertambah sesuai kemajuan teknologi. Saat ini, ada kapasitas 32 GB. Bandingkan dengan floppy disk yang hanya berkapasitas 1,44 juga Prinsip-prinsip organisasi perlu diketahuiDibandingkan floppy disk dan compact disc CD, flash disk memiliki keunggulan karena praktis, lebih tahan lama, menyimpan data relatif lebih banyak, dan dapat dibaca dan ditulis dengan adalah karena ukurannya yang kecil biasanya 8 sampai 2 cm, flash disk ini mudah jatuh, hilang, atau berceceran, apalagi covernya jika tidak hati-hati menyimpannya. Oleh karena itu flash disk sering dikaitkan dengan kalung, gantungan kunci, dan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi foto/istimewa

menerapkan dan menggunakan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi